Khi cửa hàng có thêm mặt hàng và nhà cung cấp, sổ tay và bảng tính dần không theo kịp lượng hóa đơn nhập về. Bài viết trình bày cách chủ hộ kinh doanh chuẩn bị dữ liệu, đồng bộ hóa đơn điện tử với tồn kho và dùng số liệu từ phần mềm để quản lý dòng tiền của cửa hàng.
1. Chuẩn bị dữ liệu trước khi chuyển sang phần mềm quản lý
Một tiệm phụ tùng xe máy có vài trăm mã hàng là ví dụ điển hình. Chủ tiệm thường nhớ giá nhập của những món bán chạy, còn các món ít bán thì phải lục lại hóa đơn cũ mới biết. Khi số mã hàng tăng, việc ghi nhớ không còn đủ, và đó là thời điểm nhiều chủ hộ cân nhắc dùng phần mềm quản lý bán hàng.
Bước đầu tiên là chuẩn hóa danh mục hàng hóa. Mỗi mặt hàng cần có một tên gọi thống nhất, đơn vị tính rõ ràng và mã riêng. Trên hóa đơn của nhà cung cấp, cùng một món có thể được ghi theo nhiều cách khác nhau, nên chủ hộ nên lập bảng đối chiếu giữa tên trên hóa đơn và tên trong danh mục của cửa hàng.
Bước thứ hai là kiểm kê thực tế để có số tồn đầu kỳ. Chủ hộ có thể chọn một ngày ít khách, đếm từng nhóm hàng và ghi lại giá nhập gần nhất. Số liệu đầu kỳ càng sát thực tế thì báo cáo tồn kho về sau càng đáng tin, vì mọi phiếu nhập, phiếu bán đều được cộng trừ từ con số này.
2. Đồng bộ hóa đơn điện tử đầu vào với phiếu nhập kho
Hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp chứa đầy đủ tên hàng, số lượng, đơn giá và thông tin người mua. Khi lô hàng về, chủ hộ đối chiếu hóa đơn với hàng thực nhận rồi mới lập phiếu nhập trong phần mềm. Cách làm này giúp số lượng tồn kho và giá vốn được ghi nhận từ cùng một nguồn chứng từ.
Nhiều nhà cung cấp gửi hóa đơn qua email hoặc tin nhắn kèm mã tra cứu. Trước khi nhập liệu, chủ hộ có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên trang của đơn vị phát hành hoặc cổng thông tin của cơ quan thuế để xác nhận hóa đơn hợp lệ, đúng tên và mã số thuế của cửa hàng. Bước kiểm tra này chỉ mất vài phút nhưng giúp hồ sơ đầu vào sạch ngay từ đầu.
Với cửa hàng nhập hàng thường xuyên, việc gõ lại từng dòng hóa đơn tốn nhiều thời gian. Một số phần mềm cho phép tải tệp hóa đơn điện tử lên để tự động tạo phiếu nhập, dựa trên bảng đối chiếu tên hàng đã lập ở bước chuẩn bị. Chủ hộ chỉ cần rà lại các dòng phần mềm chưa nhận diện được và bổ sung vào bảng đối chiếu cho những lần sau.
Hóa đơn sau khi nhập liệu nên được lưu theo tháng và theo nhà cung cấp. Khi cần xem lại lịch sử giá của một mặt hàng hoặc tổng giá trị nhập từ một nơi, chủ hộ có thể lọc nhanh thay vì tìm từng tệp riêng lẻ.
3. Dùng số liệu tồn kho để quản lý vốn và quyết định nhập hàng
Khi hóa đơn đầu vào và đơn bán ra cùng nằm trên một hệ thống, chủ hộ có được bức tranh rõ về vốn đang nằm trong kho. Báo cáo tồn kho theo giá vốn cho biết bao nhiêu tiền đang gắn với hàng chưa bán, nhóm hàng nào quay vòng nhanh và nhóm nào nằm lâu trên kệ.
Những chủ hộ có kế hoạch mở thêm điểm bán thường tìm hiểu về ERP, loại hệ thống kết nối mua hàng, kho, bán hàng và kế toán trên cùng một cơ sở dữ liệu. Với hộ kinh doanh, các gói phần mềm quản lý bán hàng phổ biến đã có một phần chức năng tương tự ở quy mô gọn hơn. Lựa chọn nên dựa trên số mã hàng, số điểm bán và mức độ cần kết nối với kế toán, thay vì chọn hệ thống nhiều tính năng nhưng ít dùng đến.
Số liệu tồn kho cũng hỗ trợ việc lên lịch nhập hàng. Chủ hộ có thể đặt mức tồn tối thiểu cho từng mặt hàng, chẳng hạn đủ bán trong hai tuần, để phần mềm nhắc khi cần đặt thêm. Nhờ vậy, tiền nhập hàng được chi đúng nhóm hàng đang cần, phần vốn còn lại giữ cho chi phí cố định và quỹ dự phòng.
Cuối mỗi tháng, chủ hộ đối chiếu tồn kho trên phần mềm với một lần đếm mẫu ở vài nhóm hàng. Chênh lệch nhỏ thường đến từ nhập liệu thiếu hoặc hàng đổi trả chưa ghi nhận. Xử lý kịp thời giúp số liệu đủ tin cậy để dùng cho các quyết định tài chính.
Chuyển từ sổ tay sang phần mềm là một quá trình tuần tự: chuẩn hóa danh mục, kiểm kê đầu kỳ, rồi để hóa đơn điện tử dẫn dắt mọi lần nhập kho. Khi dữ liệu đầu vào được kiểm tra cẩn thận, báo cáo tồn kho trở thành công cụ giúp chủ hộ phân bổ vốn hợp lý và mở rộng cửa hàng với nhiều căn cứ hơn.
